¿Qué es un sistema POS?

En este artículo te explicaremos qué es un sistema POS, cómo funciona y cómo beneficia tu negocio.

Un sistema de punto de venta (POS) permite a los negocios cobrar las compras, registrar los datos de las ventas y ver los informes de rendimiento del negocio. Algunos sistemas de puntos de venta tienen características adicionales como la gestión de empleados, clientes e inventario.

Las empresas deben adquirir un sistema que se integre fácilmente con otras plataformas comerciales que utiliza, como las aplicaciones de contabilidad y marketing.

Para completar una transacción de ventas, tu empresa necesitará un sistema POS para completar una transacción. Existen varios tipos de sistemas POS, cada uno con sus propias características y funcionalidades.

Por ejemplo, puedes obtener una plataforma sencilla para realizar transacciones de ventas o una que incluya varias capacidades operativas, como la gestión de inventario.

El mejor sistema POS para tu negocio depende del tamaño de tu empresa, tu industria, tu presupuesto y las características que necesites.

Hay muchos sistemas para elegir. En este artículo, te explicaremos lo que hace un sistema POS y lo que debes tener en cuenta a la hora de incorporarlo en tu negocio.

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¿Qué es un sistema POS?

Un sistema de TPV comprende dos elementos: El software del POS y el hardware del POS. El software del POS es una plataforma de tecnología digital que completa las transacciones de compra.

El software puede estar basado en la nube o en un servidor local. Sin embargo, el software basado en la nube es más popular entre los propietarios de pequeñas empresas debido a su facilidad de uso, asequibilidad, seguridad y conveniencia.

El software basado en la nube te permite acceder a tus datos de ventas desde cualquier dispositivo siempre que tengas una conexión a Internet, esto incluye incluso los dispositivos inalámbricos.

Aunque el software basado en un servidor local ofrece más estabilidad, es más caro y normalmente está orientado a las empresas.

El hardware del punto de venta se refiere a los componentes físicos, como una tableta, un soporte de tableta, una caja registradora, una impresora de recibos, un lector de tarjetas o una terminal de tarjetas de crédito. Es decir, los elementos necesarios para llevar a cabo la transacción de venta.

Dependiendo de tu industria y presupuesto, puedes integrar hardware de POS adicional, incluyendo escáneres de código de barras, pantallas de visualización de clientes, dispositivos de identificación de llamadas, kioscos, dispensadores de monedas, impresoras de cocina, sistemas de visualización de cocina, tableros de menú digitales, balanzas y cajas de tabletas.

Los sistemas de puntos de venta móviles se están convirtiendo en la opción más común para las pequeñas y medianas empresas, especialmente las que necesitan una flexibilidad adicional en sus procesos de venta.

¿Cómo funciona un sistema POS?

La función básica de un sistema de POS es completar las transacciones de venta. Sin embargo, Jared Weitz, CEO y fundador de United Capital Source Inc., dijo que los datos de estas transacciones pueden ser utilizados para muchas otras funciones comerciales.

«Cuando un cliente quiere completar una transacción, utilizará un sistema POS para ejecutar su pago (con tarjeta o en efectivo)», dijo Weitz. «El POS generará la transacción y contendrá todos los datos recogidos de ella.

Estos datos pueden ser almacenados en el sistema para el seguimiento del inventario, informes financieros y el alojamiento de la información del cliente para futuros contactos y referencias».

Normalmente, tu sistema POS tendrá capacidades adicionales, no registrará las ventas solamente. Algunos sistemas POS se integran con otros programas para automatizar las operaciones comerciales y agilizar el intercambio de información.2

Por ejemplo, algunas soluciones de puntos de venta se integran perfectamente con las plataformas de contabilidad y marketing.

«Los sistemas POS de calidad permiten al propietario del negocio gestionar todos los aspectos de las operaciones con múltiples características y funcionalidades, incluyendo herramientas de informes para ayudar a analizar los datos y tomar decisiones comerciales informadas»

dijo Annie Legge, responsable de marketing de 3S POS. «Al automatizar varias tareas comerciales con un sistema POS, podrás dedicar tiempo adicional a otras áreas del negocio».

¿Cuáles son las características principales de un sistema POS?

Los sistemas POS tienen características que te ayudarán a gestionar mejor tu proceso de ventas y a mejorar el servicio al cliente.

«Un sistema POS es el eje central para la mayoría de las necesidades de tu negocio: ventas, inventario, gestión de clientes, incluso beneficios para empleados y seguimiento de horas trabajadas», dijo Weitz. «Una gran ventaja de un POS es el hecho de que todo puede operar dentro de un mismo lugar.»

Cuando busques el mejor sistema POS para tu negocio, toma en cuenta los que tengan las siguientes características:

  • Capacidades de compra: Tus empleados pueden usar el sistema POS para escanear o teclear los artículos que un cliente está comprando, agregar impuestos y calcular el monto total de la venta. El sistema aceptará entonces el pago y generará un recibo.3
  • Registro de datos de ventas: El sistema POS registra y almacena los datos de ventas de los clientes ya sea en la nube o en el sitio a un servidor local, dependiendo del sistema que elijas.

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  • Seguimiento y gestión de inventario: Puedes crear un catálogo de productos o un menú en el sistema que utilizas cuando revisas los pedidos de los clientes.

Los mejores sistemas de punto de venta también rastrean el inventario y actualizan automáticamente las cantidades a medida que se venden los artículos. Algunos tienen alertas de bajo stock y funciones de orden de compra.

  • Integración de terceros: Si utilizas otros programas empresariales para manejar tu negocio, como software de contabilidad, nómina y mercadeo por correo electrónico, querrás un sistema POS que se integre perfectamente con las aplicaciones de terceros.

Esto permite que las diversas aplicaciones compartan información automáticamente, eliminando la necesidad de descargar y cargar manualmente informes, listas de clientes y otros datos.

  • Informes: El sistema POS puede generar una variedad de informes que te ayudan a medir el rendimiento del negocio y a analizar los datos de tus ventas, productos, clientes y empleados.
  • Programas de lealtad y gestión de clientes: La mayoría de los sistemas POS tienen herramientas básicas de gestión de clientes que te permiten registrar la información de los clientes y crear perfiles de clientes que puedes utilizar con fines de marketing.

Los programas de lealtad suelen estar disponibles como una función adicional (que tiene un costo adicional) o como una integración.

  • Gestión de empleados: El sistema de POS debería permitirte restringir el acceso y las capacidades de los empleados y registrar las ventas de los mismos.

Algunos incluyen características de seguimiento de tiempo y programación, pero estas características a menudo son complementos o integraciones.

Aunque no todas las características pueden aplicarse a tu negocio o industria, necesitarás, como mínimo, funcionalidades de compra y registro de ventas. Brian Cairns, CEO de ProStrategix Consulting, dijo que la mayoría de las empresas se benefician del seguimiento del inventario y la integración.

Costos de los sistemas de puntos de venta o POS

Los sistemas de puntos de venta son una inversión. Entender cómo impactarán en el presupuesto es cuestión de desglosar tus costos.

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Como cualquier sistema, el costo del hardware del punto de venta puede variar. Principalmente dependerá de lo que quieras y necesites. Algunas piezas de hardware a tener en cuenta son un iPad (u otros dispositivos de pantalla táctil), un escáner de código de barras, una caja registradora y una impresora de recibos.

Las pequeñas empresas a menudo pueden lograr sus objetivos con un iPad y recibos digitales. Sin embargo, si tu tienda tiene un gran volumen de clientes, necesitarás funciones como recibos físicos y administración de efectivo. Los escáneres de código de barras ayudan a realizar inventarios más grandes y fluidos.

En general, podrías gastar desde 300 dólares (329 dólares para un iPad actual) hasta miles de dólares si tu punto de venta es una computadora autónoma con todas las comodidades.

Software

Los costos de los programas informáticos también varían considerablemente. Las aplicaciones de software más sencillas generan un recibo por cada venta (normalmente digital). Incluso, el software básico suele incluir algún tipo de seguimiento y análisis de las ventas, aunque puede ser bastante sencillo.

El software avanzado es capaz de administrar tu inventario y mantenerlo reabastecido, y proporciona análisis detallados de las ventas. Puedes unificar los sistemas de puntos de venta en diferentes lugares. El rango de precios va desde $99 al mes hasta $10,000 al mes para los sistemas más avanzados.

Esperamos que este artículo le haya sido de utilidad para conocer Que es un sistema POS, gracias por leer.


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