Formulario W-9: Para qué Sirve y Cómo Llenarlo ᐈ GUÍA COMPLETA【2025 】

Existen varios formatos; que deben ser usados en los Estado Unidos a la hora de ser declarante de impuestos.

El formulario W-9 corresponde a otra de las formas que te van a solicitar según la clasificación, revisa cual necesitas.

TABLA DE CONTENIDO

¿Cuál es la forma W-9?

Esta forma W-9 no es para ser completada por todos los ciudadanos americanos, la cual se entrega en el IRS. Esto abre una incógnita ¿Quiénes son los que deben utilizarla? Estos son:

Contratistas independientes.
Consultores.
Trabajador que se rija por cuenta propia.

Sin embargo si estas dentro del último sector y cuentas con percibir una bonificación económica mayor a $600 anualmente, por parte de alguno de tus clientes es muy probable que tengas que hacer uso del formulario W-9.

Ten en cuenta que a la compañía donde recibirán tus servicios de manera permanente u ocasional, va a utilizar esta forma para hacer el formulario 1099 MISC lo que necesitas para hacer la declaración de impuestos sobre la renta.

El mismo debe indicar la cantidad de dinero que hayas percibido durante el año, de esta manera el Servicio de Impuestos Internos puede hacer el cálculo de lo que te corresponde pagar por concepto de impuestos federales.

Aquí se detallará la cantidad de ingresos que recibiste en el año para que el Servicio de Impuestos Internos pueda calcular cuánto debes pagar por concepto de impuestos federales.

Existen otras situaciones donde se puede llegar a requerir la W-9 y que no tienen ninguna relación con tus clientes; ten en cuenta que posiblemente los bancos y alguna otra entidad financiera puede llegar a pedirte la forma W-9.

Se puede dar el caso también; que el banco te solicite el formulario W-9 del IRS a la hora de hacer la apertura de la cuenta bancaria.

Al momento de alquilar o comprar una vivienda también puede que la necesites; para finiquitar con todo el papeleo si decides a pedir un crédito bancario será necesario entregar el Formulario W-9.

¿Cómo llenar el formulario W-9?

No es nada complicado completar la forma W-9, sin embargo de tener dudas no dejes de leer los pasos que te vamos a indicar; para evitar errores:

Inicialmente es necesario que escribas tu nombre y apellido completos, como aparece en la declaración de impuestos en la casilla 1.
En la primera parte veras de igual forma un renglón donde vas a colocar el número de seguro social.
Es importante que el numero el seguro social asi como tu nombre (SSN o Social Security Number), deben ser la misma información que tienes registrada en el IRS para tu declaración de impuestos.
Fíjate las líneas 5 y 6 donde debes detallar la dirección de residencia; asegúrate que sea la misma que se ve en la declaración de impuestos.
Coloca el número de identificación de tu patrón, esto lo veras en la primera parte de la forma.

ATENCION: Si estas al frente de una compañía; se requiere que escribas tu nombre legal en la casilla número 2.

Paso a paso

Si bien el Formulario W-9 es un documento fiscal estándar y no debería tener tantos inconvenientes, hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

No es necesario que se entregue la forma W-9, de ser un empleado dependiente.

De estar iniciando una vida laborar en una compañía como empleado dependiente, y tú patrón te hace entrega de una forma W-9 en blanco ten calma, y sal de dudas consultándole al mismo si tu trabajo será independiente.
Por lo tanto los trabajadores independientes tienen la obligación de manifestar el pago de los impuestos; de ser un trabajador dependiente, es el patrón quien será el responsable de deducir los impuestos del pago mensual y llevarlo al IRS.

Ten la seguridad de enviar el Formulario W-9 de manera segura

Te sugerimos que no hagas el envío del formulario W-9 en adjunto PDF, vía WhatsApp o cualquier otra aplicación de mensajería! Ten en cuenta que el formulario reposa información personal delicada, como tu SSN y dirección.
De enviar la informacion por email, hazlo por medio de cifrado. ¿Nuestra recomendación? De estar en tus manos, usa otro método de entrega, como la consignación en persona.

Verifica el motivo del solicitante antes de hacerla entrega del Formulario W-9.

¿Quiénes te pueden hacer la solicitud del Formulario W-9? Asi como lo mencionamos previamente; tus clientes (siempre y cuando ganes más de $600 anuales con ellos), el banco, una cooperativa de crédito, o un prestamista, entre otros.
Si no cuentas con la seguridad delo motivo por el cual te están pidiendo la forma W-9, pregunta! ya que la informacion que se detalla en el mismo es confidencial; asi que de caer en las manos equivocadas puede ser un problema.

No hagas la entrega del Formulario W-9 a una compañía o persona que no conozcas

Es preciso que tengas mucho cuidado antes de hacer la entrega de documentos donde se evidencie informacion personal, como por ejemplo tu nombre, dirección y tu SSN.
De no conocer la compañía que te hace la solicitud de la forma no le hagas la entrega; no olvides que el formulario del IRS es exclusivo para clientes.

¿Qué hacer con tu W-9 si estás sujeto a una backup withholding?

El backup withholding corresponde a una tasa de retención adicional del 24% de todos los pagos que hayas percibido de manera personal, por el trabajo.

Existen dos razones que pueden merecer que te encuentres sujeto a la mencionada retención adicional; de no coincidir el SNN y tu nombre con los registros que estén en el IRS.

La gran mayoría de los contribuyentes están exentos del backup withholding. Por tal motivo es necesario marcar la casilla que aparece en la línea 2 de la parte 2. En esta parte se verá algo parecido a:

“No me encuentro dependiente a una retención adicional porque”:

Me encuentro exento de la retención de respaldo.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha informado que tengo alguna retención de respaldo como consecuencia de no informarle sobre todos mis intereses o dividendos.
El IRS me hizo llegar la notificación que ya no estoy sujeto a esta retención adicional.

Aquellas diligencias inmobiliarias no se les hace el backup withholding, entonces podrás dejar en blanco la casilla en caso de estar rellenado el Formulario W-9 para este fin.

La gran parte de las compañías también se encuentran absueltas de las backup withholding, pero es probable que deban detallar un código especial de exención en la casilla “código de beneficiario exento” de la línea 4.

El mismo caso sería de encontrarte exento para entregar la informacion, esto según la Ley de Cumplimiento de Impuestos sobre Cuentas Extranjeras (FATCA).

Preguntas frecuentes

De tener dudas en relación a la forma W9 del IRS; no dejes de revisar estas preguntas, donde podrás ubicar la repuesta que tanto buscas

¿Con qué frecuencia debo actualizar el Formulario W-9?

Es necesario que se utilice el formulario W-9 las veces que surjan cambios en tu informacion personal; ejemplo: el nombre, razón social, dirección de residencia, número de Seguro Social o los dígitos de identificación de tu patrón.

De recibir un Formulario W-9 erradamente. ¿Qué tengo que hacer?

Esto no se ve con frecuencia; pero puede ocurrir que recibas un Formulario W-9 erradamente. Esta forma se usa para solicitar de manera oficial a un ciudadano o compañía que mencione el nombre de forma legal; asi como la dirección SSN y de esta manera poder emitir los documentos fiscales que tengan que ver según el IRS.

En líneas generales aquella empresa que te haga algún pago por concepto de interés, dividendos, compensaciones económicas y algún otro tipo de ingreso que deban ser declarados te van hacer la entrega de un formulario W-9 para que lo llenes.

Si te hacen llegar este formulario W-9 de una fuente que no conoces, es decir que no te va a pagar un monto de dinero por alguna de las razones mencionadas anteriormente, entonces indaga porque quizás no lo vas a necesitar.

Información. No llenes y menos lo envíes el Formulario W-9 de tener dudas. Si quieres tener más claro el tema, comunícate con un contador o especialista tributario.

Recibí un W-9 de mi empleador, ¿qué hago?

Si te encuentras o estabas trabajando como empleado en relación de dependencia, cuentas con un cheque de pago regular y tu patrón d forma inesperada te solicita la forma W-9.

Es posible que quiera tenerte como como un contratista independiente. Esto podría ser una situación un poco fatigosa para ti y te diremos por qué.

Toma en cuenta existen razones justificadas por las que podrías pasar de ser un empleado a un contratista independiente. Por ejemplo:

En ocasiones los patrones pueden estar pasando por una crisis financiera; que les impida hacer pago de sueldos asi como los impuestos de nómina.

Hacer una reclasificación como un contratista independiente les daría una salida fácil, ya que no tendrán que pagar esos impuestos.

De presentarse esto, pregunta si los deberes asi como las dependencias tendrán cambios con la reclasificación.

De seguir ofreciendo el mismo trato de empleado no aplica, ya que no está bien aceptar que el patrón indique que eres un contratista independiente ante el IRS.