Con la llegada del año 2020, los plazos para dar el formulario 1099 permanecen más cerca. Por lo cual los empleadores tienen que elaborar y producir las copias de la manera 1099 a sus respectivos destinatarios.
Y presentarlas al Servicio de Alquilas Internas (IRS o Internal Revenue Service) de forma eficiente y adecuada. La manera de impuestos 1099, llamada «Information Returns» por IRS, debería ser enviada por una compañía/empleador a todo contratista o trabajador libre.
El cual haya contratado y pagado por lo menos 600 dólares en el año 2019. Hay varios tipos de cuestionarios 1099, y los más frecuentes son el 1099-MISC, 1099-INT, 1099-S, 1099-C, 1099 B, 1099-R y 1099-DIV.
Ahora bien, es fundamental que los propietarios de empresas pequeñas o los empleadores preparen y presenten las maneras 1099 apropiadas anterior a los plazos de este año. De lo opuesto se impondrán fuertes penalizaciones por presentación tardía o información equivocada.
Lo que nos lleva a compartirte un artículo informativo con todo lo que debes saber sobre la Forma 1099. Además de los aspectos que giran en torno a su utilización y formalización de documentos como proceso legal.
TABLA DE CONTENIDO
¿Qué es una forma 1099 y para qué sirve?
La Forma 1099 es un archivo de testimonio de impuestos del Internal Revenue Service que se usa para reportar pagos hechos a personas no empleadas. Como contratistas o trabajadores independientes, a lo largo de un año fiscal. Generalmente, se debería exponer una forma 1099 por cada individuo a la que un empleador le haya pagado:
- Al menos $ 600 dólares en servicios, alquileres, premios o galardones, y cualquier otro tipo de pago.
- Al menos $ 10 en regalías o pagos a corredores en vez de dividendos de intereses exentos de impuestos.
- Ingresos brutos a un jurista.
Además, la Forma 1099 debería ser utilizada para reportar cualquier ingreso de cualquier persona de los próximos supuestos:
- El resultado de la comercialización directa de por lo menos $ 5.000 de productos de consumo para la reventa en cualquier sitio que no sea un establecimiento persistente de comercialización al por menor.
- Cada individuo a la que el empleador ha retenido el impuesto federal sobre la renta bajo las normas de retención de reserva.
Por otro lado, los pagos que no se reportan en la Forma 1099 integran:
- Principalmente, los pagos a corporaciones (a menos que se considere un «pago reportable» o que sea un jurista, quien debería recibir un Formulario 1099, sin que importe el estatus de la corporación).
- Ingresos de empleados (informe de ingresos en los W-2).
- Pagos a empresas exentas de impuestos en los USA, el Distrito de Columbia, una posesión de Estados Unidos o un regimen extranjero.
Fechas límites para entregar la forma 1099 de 2019
El plazo del 31 de enero únicamente se aplica a la manera 1099-MISC con una porción en el recuadro 7. Indemnización de no empleados, mientras tanto que la fecha límite de presentación de las otras Formas (1099 y 1096), todavía es el 28 de febrero de 2020 si se muestran en papel, y el 31 de marzo de 2020 si se muestran electrónicamente.
| Forma | Fecha límite de envío a los contratistas/trabajadores independientes | La Fecha límite de envío a IRS por correo | Fecha límite de envío a IRS por internet |
| 1099-MISC (Solo NEC) | 31 de Enero de 2020 | El 31 de Enero de 2020 | 31 de Enero de 2020 |
| 1099-MISC (Otras formas) | 31 de Enero de 2020 | 28 de Febrero de 2020 | 31 de Marzo de 2020 |
| Forma 1099-DIV | El 31 de Enero de 2020 | El 28 de Febrero de 2020 | El 31 de Marzo de 2020 |
| 1099-INT | 31 de Enero de 2020 | 28 de Febrero de 2020 | 31 de Marzo de 2020 |
| 1099-R | 31 de Enero de 2020 | 28 de Febrero de 2020 | 31 de Marzo de 2020 |
Preparando una forma 1099 en seis pasos
Después, te presentamos 6 primordiales pasos a continuar que te ayudarán a elaborar una forma 1099 simultáneamente que te adhieres a las directrices de IRS y los requisitos de presentación.
1. Examina todo el trabajo llevado a cabo a lo largo de el año
Anterior a iniciar el proceso, ten en cuenta tener toda la información de los contratistas, trabajadores y proveedores. Ya deberías tener un formulario W-9 completado por todos ellos.
Que integre su nombre, dirección, y número de seguro social (SSN o Social Security Number) o número de identificación del empleador (EIN o Employer Identification Number). El W-9 además incluirá su estado de testimonio de impuestos.
Para que puedas verificar si necesitas producir un 1099 para aquel distribuidor específico. Ahora bien, antes de empezar el proceso es buena iniciativa comprobar con cada contratista para ver si alguna información cambió.
Si el contratista no ha proporcionado un W-9 o ha omitido información específica, puedes retener el 28% del pago y enviarlo de manera directa a IRS. Esto se sabe como «retención de respaldo».
2. Consigue las Formas 1099
Cuando tengas toda la información que exactas, es hora de obtener las Formas 1099. No puedes utilizar un formulario 1099-MISC descargado o una muestra del IRS.
Y si estás realizando el proceso en papel, es preciso que utilices cuestionarios específicos que sean legibles por el escáner del IRS utilizado para procesar cada una de las 1099. Puedes pedir dichos cuestionarios al IRS llamando al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) o visitando su portal web.
Forma 1099 para imprimir aquí.
Además hay fuentes alternativas para obtener dichos cuestionarios. Puedes solicitarlos en varias tiendas de suministros de oficina, o puedes utilizar programa financiero como QuickBooks para producir, repartir y archivar tus cuestionarios 1099 online.
Además puedes mercar cuestionarios 1099 preimpresos que te permiten imprimir toda la información de QuickBooks de manera directa en las secciones que corresponden del formulario 1099.
3. Llena los cuestionarios
Ahora que tienes la información de los contratistas y los cuestionarios a mano, es hora de llenarlos. Comienza con tu número de identificación de impuestos federales, que puede ser un SSN o EIN.
Después, añade la información del contratista, que incluye su SSN o EIN. Cada 1099 debería integrar además la proporción de dinero pagada al contratista, que se introduce en el recuadro 7 bajo el título «Compensación de no empleados».
Si retuviste cualquier pago del contratista (por ejemplo, pues debiste ejercer la «retención de respaldo» mencionada anteriormente), además tendrás que colmar la casilla 4 u 11 relacionadas con cualquier impuesto sobre la renta federal o estatal.
Finalmente, verifica que toda la información sea adecuada. Repite esto para cada contratista con el que hayas trabajado.
4. Envía los cuestionarios
La siguiente parte del proceso es mandar los cuestionarios. Debes mandar por correspondencia o dar cada réplica B de la manera 1099 al contratista a más tardar el 1 de febrero. Como ya has observado antes, el incumplimiento de esta fecha límite puede ofrecer sitio a multas.
Es sustancial que dichos cuestionarios se envíen por correspondencia a los contratistas a tiempo ya que los requieren para hacer los pagos de impuestos, reportar el costo total ganado y al final exponer el formulario 1099-MISC.
5. Envía el formulario 1096 al IRS
El formulario 1096 resume los totales de tus declaraciones, en esta situación, de tus 1099. Si presentas el testimonio por correspondencia, debes mandar el Formulario 1096 y la Réplica A de cada Formulario 1099 al IRS a más tardar el 29 de febrero. Si presentas tu testimonio electrónicamente, los cuestionarios tienen que enviarse anterior a la fecha límite del 31 de marzo.
6. Mantén un registro de cada una de tus declaraciones
Al final, ten en cuenta guardar la Réplica C en tus archivos, en caso de que haya cuestiones o problemas con en interacción a la información que diste a IRS.
Requisitos de presentación estatales de la forma 1099
Estados donde se aplica el programa combinado estatal/federal
Alabama, Arizona, Arkansas, California, Colorado, Connecticut, Delaware, Georgia, Hawai, Idaho, Indiana, Kansas, Louisiana, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, Minnesota, Misisipi, Missouri, Montana, Nebraska, Nueva Jersey, Nuevo México, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Ohio, Carolina del Sur, Vermont, Virginia, Wisconsin.
Estados sin requisitos de presentación de la manera 1099-MISC
Alaska, Florida, Illinois, Nevada, New Hampshire, Carolina del Norte, Nueva York, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington, Wyoming.
Estados que necesitan la presentación de la Forma 1099-MISC
Kentucky, Rhode Island, Utah, Virginia Occidental.
Estados que exigen una presentación separada o no poseen métodos claros referente a los requisitos de presentación de la Forma1099-MISC
Iowa, Massachusetts, Oklahoma, Oregon, Pennsylvania, Washington DC.
¿Qué pasa si hay un error en la forma 1099?
Si cometes un error al elaborar una forma 1099 y lo descubres antecedente de enviarla, sencillamente corrígelo. Es por esa razón que hay un tiempo de un mes entre la entrega de las Formas a los trabajadores y su envío a IRS.
Ahora bien, si descubres el error luego de haber enviado el formulario a IRS, debes mandar una forma 1099 corregida. Para realizarlo, marca la casilla «corregido» en la parte preeminente y no olvides modificar la Forma 1096 si la corrección perjudica los totales en este formulario.
Consejos finales
Esperamos que te sientas preparado, reportado y listo sobre los requisitos, fechas y sanciones que se relacionan con la manera 1099. Programas y programa de impuestos como CheckMark y QuickBooks tienen la posibilidad de ayudarte a realizarlo sin varios contratiempos, por lo cual proponemos de manera enorme su uso.
Sin embargo, puedes tener una versión impresa o electrónica de la manera 1099 dependiendo de tus requerimientos; o sea, si ejemplificando estás presentando 250 declaraciones o más por año, entonces es aconsejable que hagas el proceso electrónicamente. Si no es de esta forma, entonces lo mejor que puedes hacer es exponer las declaraciones en papel y enviarlas por correspondencia al IRS.
