¿Cómo hacer taxes si me pagan en efectivo?

Cómo hacer taxes si me pagan en efectivo puede ser una pregunta frecuente para los recién contratados, o los independientes que entreguen sus servicios a uno o más empleadores.

El sistema de recolección de impuestos de los Estados Unidos, o Servicio de Rentas Internas, busca brindar todas las opciones posibles. Sabemos que este proceso puede ser difícil o confuso, y es por ello que hoy te mostraremos cómo hacer taxes si me pagan en efectivo.

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¿Cómo hacer taxes si me pagan en efectivo?

Para empezar, queremos darte unos cuantos consejos y recomendaciones sobre cómo hacer taxes si me pagan en efectivo:

  1. Reconoce que el hecho que te paguen en efectivo no es necesariamente algo ilegal. Lo ilegal recae en el hecho de que no se registren tus ingresos en efectivo, o que no se haga el pago de los impuestos respectivos.
  2. Siendo un empleado y cobrando en efectivo, es necesario que declares tus impuestos cuando te entreguen la copia de la forma W-2. Puedes encontrar un instructivo y una planilla en este enlace.
  3. En caso de que seas un contratista independiente y hayas recibido más de 600 dólares al año, tu cliente o empleador deberá entregarte una copia del formulario 1099-MISC.
  4. Si ocurriese que no recibas ninguna forma, deberás presentar tus impuestos por medio del formulario 1040, Anexo C del Servicio de Impuestos Internos. Al usar el registro de ingresos como tu base de datos para conseguir la información, declarar con el Schedule C será una tarea sencilla.
  5. Para darle inicio al proceso, primero tendrás que identificar qué tipo de trabajador eres. Naturalmente podrás intuir que no es lo mismo ser empleado de una compañía que ser un contratista independiente. Determinar tu condición va a ser de extrema ayuda para saber a quién le corresponde retener los impuestos, los documentos necesarios en el proceso y declarar los impuestos correspondientes.

Una vez tengas todo esto claro, los pasos a seguir para hacer taxes si me pagan en efectivo son:

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Registra los ingresos en efectivo que recibes durante el año

Sin importar el tipo de trabajo que realices y su modalidad, siempre es relevante que le hagas seguimiento a tus ingresos, de manera que puedas pagar tus taxes correctamente, sobre todo si te pagan en efectivo. Así también podrás quitarte la duda sobre si tu empleador lleva el registro por su cuenta, y si este está correcto.

Puedes usar herramientas tanto físicas como electrónicas, como hojas de cálculo o una agenda. Apunta el monto de cada pago, la fecha en que se te realizó, los costos y gastos de producción (si correspondiera) y quién hzio la entrega o abono. Deberás llevar la cuenta de todos tus ingresos, incluso aquellos resultado de trabajos eventuales, siempre intentando dividir tus gastos personales de los que están asociados a tu trabajo.

Cuando eres contratista o trabajador independiente también debes agregarle mantenerte al día con licencias, permisos y registros. Ten siempre en orden todo documento que haga falta para que ejerzas tus actividades, o al menos los que sean obligatorios.

 

¿Qué hago si recibo propinas? ¿Cómo las registro?

Si una parte importante de tus ingresos vienen de las propinas que recibes, intenta discutirlo con tu empleador. Su obligación es decirte que los registres para que esa información sea enviada al IRS. Es posible también que en tu lugar de trabajo exista algún sistema electrónico que registre las propinas recibidas por cada empleado en cada turno.

En caso de que tu jefe no te pida registro ni maneje un sistema de informes anuales ¡aún puedes hacerlo por ti mismo! Sabemos que es inconveniente y molesto, pero así te evitarás complicaciones en el futuro.

Pídele a tu empleador una copia de la Forma W-2 o 1099-MISC

Pide a tu empleador la forma que corresponda, ya sea la W-2 o la 1099-MISC. En estas se recopila el monto total de los pagos que recibas durante todo el año, así como tu tiempo activo enel trabajo y las retenciones que se hayan llevado a cabo.

La forma también te permitirá definir si eres un contratista independiente o un empleado, como lo señalamos más arriba. La mayoría de empleadores envían el formulario por correo postal una vez al año, antes del último de enero.

Si tu empleador se indispone a darte el documento, puede que te hayan contratado «por debajo de la mesa». De ocurrir esto, tu mejor opción es comunicarte con un abogado o contador para descubrir sin dudas la legalidad de tu condición laboral.

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Presenta tus ingresos en efectivo como “ingresos varios”

Al declarar ingresos en efectivo por tu cuenta, lo mejor que puedes hacer es colocarlo en el formulario como «ingresos variados». Si eres extranjero, esto no pondrá en peligro tu estatus migratorio, puesto que toda la información es confidencial. Lo único que al IRS le importa es que declares y pagues tus impuestos responsablemente.

¿Recibir pagos en efectivo es igual a estar “contratado” por debajo de la mesa?

No necesariamente. Ninguna ley prohíbe el que te paguen en efectivo, ni tus sueldos ni ningún otro tipo de remuneración, por lo que no es más o menos legal que cualquier otro método de pago. No obstante, trabajar por debajo de la mesa lo es.

Con esto nos referimos a que, de ser empleado o contratista independiente, deberás haber sido formalmente contratado. De no ser así, tu empleador está incurriendo en una situación ilícita. Para evitar complicaciones, debe llevar consigo un registro de tus pagos, retener los impuestos del salario y declararlos al estado. Si no es así, tu empleador no te está reportando como trabajador bajo sus instrucciones.

Las penalidades que esto puede traerte no solo acarrean grandes multas, sino que en los peores casos puede ser causa de deportaciones o juicios penales. Pero si reportar tus impuestos de forma adecuada no enfrentarás ningún problema.

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Preguntas frecuentes

Sabemos que aún debes tener un par de dudas con respecto al tema, pero esperamos resolver todo lo que haya quedado suelto con respecto a cómo hacer taxes si me pagan en efectivo.

¿Cómo puedo saber si soy empleado formal cuándo me está pagando en efectivo?

La mejor opción es que hables con tu empleador sobre el método de pago al iniciar en un nuevo empleo. Si ofrece pagos en efectivo, confirma con él que lleve el registro de los pagos y consígnale el formularo que corresponda para que lleve a cabo las deducciones y retenciones pertinentes.

¿Cómo puedo saber qué tipo de empleado soy?

La verdad es que la línea entre un contratista independiente y un empleado regular puede ser algo confusa. No obstante, hay algunas señales que pueden ayudarte a distinguir tu lugar como prestador de servicios:

  1. Si tu empleador fija las condiciones laborales, lo más probable es que seas un empleador bajo el régimen del IRS. Esto aplica para dónde, cuándo y cómo debes hacer tu trabajo, que te brinden las herramientas y te ofrezcan beneficios como planes de jubilación y vacaciones pagas.
  2. Si eres tú quien tiene la decisión sobre cómo y cuándo completar un proyecto, lo más probable es que se te considere un contratista independiente. Otras señales son si trabajas con tus propias herramientas, equipos y suministros, o si tienes un catálogo o cartera de clientes amplia.

¿Cuándo debo hacer la declaración de impuestos?

Recuerda que la declaración de impuestos debe presentarse antes del 15 de abril.

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