¿Cómo hacer un invoice?

En este artículo encontrarás una guía de Cómo hacer un invoice. Ahora bien un invoice también llamado factura, es aquel documento de carácter comercial en el que se detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor.

¿Cómo hacer un invoice?

¿Cómo hacer un invoice?

Para saber cómo hacer un invoice desde cero, debes hacer los pasos que a continuación traemos para ti, y debes asegurarte que el documento tenga la información necesaria.

Paso a paso

Crear un encabezado de factura con la información de tu negocio

Primeramente debes colocar el encabezado de la factura, que no es otra cosa sino la información de la empresa, dirección, número de teléfono y correo electrónico, agrega el logotipo en caso de tenerlo.

Incluye los datos de contacto de tu cliente

Luego añade la información de los datos de contacto de tu cliente. Debes estar seguro de señalar la persona de contacto correcta para recibir la factura.

Posteriormente señala la dirección de la empresa, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.

Establece el número de la factura

Cada factura que sea emitida debe tener un número correlativo propio que ayudará a hacer el seguimiento adecuado de las facturas y agilizar tu proceso de cobranza.

Selecciona un medio de numeración de facturas que funcione y sea funcional para evitar desorden.

La manera más sencilla de enumerar las facturas es iniciar desde 001, y a partir de allí seguir el correlativo. Recuerda cada factura debe contener la fecha de emisión de la misma.

Especifica tus condiciones de pago

Especifica tus condiciones de pago

Es súper importante que en la factura se señale cuándo y cómo los clientes te pagaran. Esta debe incluir una fecha de vencimiento.

Es común entre los autónomos utilizar un ciclo de facturación de 30 días. Es decir, si emites una factura el 1 de abril, el pago se vence 30 días después, el 1 de mayo.

También debes incluir información sobre los métodos de pago que aceptes, por ejemplo, tarjeta de crédito, cheque, PayPal, etc.

Si cobras cargos por mora, describe claramente las condiciones en la factura. Es recomendable discutir todos los términos de pago con el cliente cuando se registra por primera vez.

Incluye una lista detallada de servicios o productos

Para ser lo más transparente posible, incluye  el listado de los servicios prestados o los productos vendidos durante el período de facturación.

La forma más fácil de hacerlo es presentando esta información en forma de tabla con columnas, la cual debe incluir lo siguiente.

  • Productos.
  • Servicios prestados.
  • Fecha.
  • Cantidad / Horas.
  • Valor.
  • Subtotal.

Enumera los impuestos aplicables

Dependiendo de la ubicación los impuestos que cobras a los clientes variaran así como que también dependerán del tipo de negocio.

Por lo que te recomendamos que busques asesoría en este sentido, lo recomendable es solicitar información a un administrador, contador o especialista tributario.

Considera la posibilidad de añadir notas

Sin ser necesario, puedes añadir una nota al final de tu factura con un mensaje amistoso de agradecimiento hacia tu cliente.

No sólo es bueno para la marca, un simple gesto de agradecimiento y la cortesía, pueden ayudar a que te paguen más rápido.

¿Qué es Invoice?

¿Qué es Invoice?

 

Una Invoice es un documento físico que se emite por parte del propietario o el encargado de realizar el servicio, y que recibe el comprador o beneficiario de ese servicio.

En el que queda recogida la transacción mediante los datos de ambas partes, el detalle del bien o servicio, el número de la factura emitida, la cantidad, el monto a pagar, los impuestos y la forma de pago.

Se puede decir entonces que es un documento legal que reconoce la obligación de pago del comprador y el derecho de cobro del vendedor.

Dicho de otra manera un invoice, es aquel documento de carácter comercial en el que se detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor.

De acuerdo al contenido de la factura, existen tres tipos diferentes de facturas: factura ordinaria, factura rectificativa y factura recapitulativa.

Programas para hacer invoice

Programas para hacer invoice

Microsoft Word

Basados en el Microsoft Word podemos decir que este programa ofrece  plantillas de facturas fáciles de usar y de aspecto profesional.

Con las que se pueden elaborar la facturas por primera vez. Si estás familiarizado con el software, éste puede ser un buen punto de partida si no estás acostumbrado a crear facturas.

No suele ser tan automatizado y eficiente como las herramientas de facturación online, pero se considera que es un primer paso de buena manera.

En lo sucesivo te mostramos como elaborar facturas desde Microsoft Word.

  • Una vez que ingreses a Word, entra en el menú Archivo y elige nueva plantilla.
  • Usa la barra de búsqueda en la esquina superior derecha y coloca factura.
  • Elige la plantilla de factura de tu preferencia entre las alternativas ofrecidas por el programa.
  • Colócale el encabezado personalizándolo con la información y el logotipo de la empresa.
  • Agrega los datos de contacto del cliente.
  • Detalla el número de la factura, la fecha en que fue emitido, así como la de vencimiento y las condiciones de pago.
  • Señala los productos o la descripción del servicio prestado al cliente, su descripción, impuestos y subtotales.
  • Coloca el monto total adeudado por la factura, en negrita.
  • Al pie de página, coloca un breve agradecimiento en modo de nota.

Excell

  • Abre una hoja de cálculo de Excel y abrirá la página de inicio.
  • Encuentra una plantilla de factura, tan sólo debes tener conexión a internet. Escribe en la barra de búsqueda Invoice y le das Enter para obtener el resultado de plantillas de facturas.
  • Escoge la plantilla de la factura que más te convenga o agrade.
  • A la derecha de vista previa de las plantillas verás un botón Crear para hacer clic y se abrirá la plantilla.
  • Con doble clic editarás el elemento y luego borras el texto para reemplazarlo.
  • Completa la planilla ingresando la información que requieres.
  • Luego que finalices guarda el invoice haciendo clic en Archivo en la parte superior de la página y a la izquierda.
  • Haz clic en Guardar cómo y tan sólo debes colocar el nombre y buscar el lugar elegido para guardar.

Programas de facturación

Programas de facturación

 

Aunado a ello, existen otros programas de facturación, entre los cuales tenemos los que a continuación mencionaremos.

  • Invoice2Go es un programa muy sencillo, contentivo de notas de crédito personalizadas que anuncia cuando el cliente abrió la factura.
  • Invoicely es un programa que contiene buenas funcionalidades con capacidad de multidivisa y multipaís. Cuenta con un plan gratis no personalizado y planes de pago con mínima personalización.
  • QuickBooks es un programa de facturación con una interfaz amigable que permite hacer el seguimiento de gastos e ingresos así como que puede hacer la estimación del impuesto a la renta.
  • Zoho es un programa gratuito de facturación para un usuario con un máximo de 5 clientes para el manejo de la facturación de pequeñas y medianas empresas.

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Preguntas frecuentes

1.- Que datos debe contener un invoice?

Todos los invoices o facturas comerciales internacionales, que se ejerzan como una transacción o compraventa debe al menos contener los siguientes datos informativos.

  • Razón social del exportador.
  • Número de la factura.
  • Lugar y fecha de la emisión.
  • Datos y dirección del exportador e importador.
  • Así como los datos de la empresa
  • Lugar del embarque de la mercancía.
  • Cantidad de mercancía.
  • Descripción de la mercancía a detalle.
  • Costos unitarios.
  • Monto total.
  • Partida aranceles.
  • Firma del exportador.
  • Sello de la empresa

2.- ¿Que es Invoice?

El invoice comercial o factura comercial es el documento que el vendedor emite, como constancia de la venta realizada o el servicio prestado, el cual contiene toda la información detallada de la transacción realizada entre ambas partes.

Nos leemos!!!


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