¿Cómo hacer Payroll tú mismo?

Cómo hacer Payroll tú mismo, es una pregunta que en algún momento te ha hecho, si es así, debes entender que esta tarea tiene una gran responsabilidad tributaria.

¿Cómo hacer Payroll tú mismo?

¿Cómo hacer Payroll tú mismo?

En caso de no querer pagar un contador, una de las alternativas es hacer el payroll por tu cuenta de forma manuscrita.

Puede que sea una decisión osada, pero pasaría a no serlo si la empresa que se tiene es pequeña o pocos empleados.

Paso a paso

La primera de las opciones para hacer Payroll es de forma manuscrita. Es decir, puedes hacerlo con papel y lápiz, pero luego es recomendable usar una hoja de cálculo.

Ya que podrás terminar más rápido y los resultados son más certeros. A continuación mostramos los pasos para hacer Payroll de forma manuscrita.

1. Ubica tu Número EIN y Tax ID local

Lo primero que debes hacer es tener el número de Identificación como Empleador y el Tax ID local. Debido a esto, el IRS identifica la empresa.

2. Pídele a tus empleados un formulario W-4, I-9 o 1099

Para tener la posibilidad de cancelar a los empleados, lo primero que debes hacer es que tengan la planilla W-4 que pruebe su estatus de introducción de impuestos.

La cual haga el control y seguimiento de sus gastos personales. Mientras más pagos o dependientes tengan, menos impuestos de Payroll deben ser extraídos de sus pagas para cada período.

Antes de saber Cómo hacer Payroll tú mismo, debes saber que este es uno de los primeros pasos que se deben completar, ya que luego no se podrá montar la nómina sin estos formularios.

Las leyes aplicables entre ellas son diferentes cuando se introducen los papeles en el IRS, pero se modifica dependiendo de la información proporcionada por el empleado.

3. Selecciona tus fechas de pago de Payroll

3. Selecciona tus fechas de pago de Payroll

Las empresas normalmente pagan de acuerdo a los siguientes formatos semanal, bisemanal, semi-mensual o mensual.

Cada forma de pagar tiene sus desventajas y ventajas. Lo importante es que elijas el que sea adecuado a tus necesidades y requerimientos.

4. Calcula los salarios brutos

Para ello tienes que procesar el Payroll, es decir, hacer el cálculo de los salarios brutos por tu cuenta. No hay porque temer por nada, no es una tarea difícil.

Sólo tienes que hacer el cálculo de horas de trabajo que ha tenido el empleado por un lapso determinado y multiplicarlo por el precio por hora acordado.

Otra manera de hacerlo, es dividir el salario anual que fue acordado entre el número de las fechas de pago, y así se obtienen el salario correspondiente.

5. Calcula el salario neto a pagar

Después de sumar todos los allowances, los taxes y las deducciones, debes restar el monto final de retenciones al salario bruto del empleado. El número que resulta de este monto será el salario o pago neto.

6. Realiza seguimiento a tus Payrolls y ajusta para enmendar errores

Es importante y siempre será relevante la honestidad y la organización en el momento de hacer Payroll.

De existir alguna discrepancia entre el salario neto de un trabajador y el monto que recibe, querrás volver a los documentos de base.

Aunado a ello, es de importancia mayor tenerlos a la mano desde una perspectiva tributaria, en caso de que el IRS quiera hacer una auditoría y tuvieran que trabajar conjuntamente.

7. Impuestos de Payroll, reportes y retenciones

Lo más importante de hacer tu mismo el Payroll, es hacer el cálculo de los impuestos que retendrás a los empleados.

Algunos de los conceptos que debes manejar y que a la final tendrás que pagar son los que a continuación mencionaremos.

¿Qué es Payroll en español?

En una empresa, el Payroll es la nómina de sueldos y salarios, que no es más que la suma de todos los registros financieros de los salarios de un empleado, salarios, bonificaciones y deducciones.

A través de la contabilidad, se entiende la nómina como la cantidad pagada a los empleados por los servicios prestados en un lapso determinado de tiempo.

Cabe destacar que la nómina de sueldos y salarios tiene un papel importante en una empresa por diferentes razones.

Ahora bien, desde el punto de vista contable, la nómina es concluyente porque los impuestos sobre nóminas y las nóminas en sí afectan sobremanera los ingresos netos de la mayoría de las empresas.

Desde la ética en los negocios, la nómina es un departamento crítico, ya que los empleados son responsables de las irregularidades y errores en la nómina; entra en juego la moral del empleado para que la nómina se pague a tiempo.

¿Cómo funciona el sistema Payroll?

Payroll es hacer una planilla de empleados quienes la empresa les deduce los impuestos. Dichos impuestos se deducen de los pagos que reciben los trabajadores sean semanales o quincenales.

Es por ello que la empresa recolecta los impuestos, para luego entregarlos en las instituciones que corresponden.

¿Qué beneficios obtengo teniendo una planilla de empleados (o Payroll)?

  • La empresa puede derivar esos costos de mano de obra en su planilla de income taxes anual.
  • No paga el estimado mas altoen la póliza de seguro de Worker Compensación pues tiene records ordenados.
  • Les está situando a los trabajadores para que sean más organizados y responsables, pues hacer los aportes aportando semanalmente se mantienen ahorrando para los impuestos a declarar al siguiente año.
  • Cuando una persona es dueña y aparece en la planilla de Payroll, está ahorrando para su jubilación.

¿Cómo hacer Payroll con programas o software?

¿Cómo hacer Payroll con programas o software?

Los programas de Payroll son una gran opción para no tener que hacer todo el proceso por tu cuenta. Existen bastantes sistemas en línea que son relativamente económicos.

Pero esto no significa que esta sea una buena opción para todas las empresas. Debes considerar los distintos factores antes de tomar una decisión.

Esto es importante porque, al momento de utilizar un programa de Payroll, tendrás que estar vigilante de que toda la información sea introducida adecuadamente para evitar las penalidades e intereses que ocasionan los errores tributarios.

Pero los errores no tienen que ser un punto negativo del todo, ya que si el error lo comete el programa, la responsabilidad recae sobre el proveedor del software y no en ti.

Como tener software de Payroll puede ser ligeramente complejo, lo mejor es que sigas los pasos que te mostramos de seguida antes de contratar alguno.

Resumen de los pasos para hacer Payroll tú mismo con un programa o software.

  • Elige el programa de Payroll que más te conviene.
  • Ingresa la información de tu empresa o negocio.
  • Haz seguimiento del tiempo
  • Procesa la nómina.
  • No te olvides de introducir y pagar los impuestos de Payroll.

Consejos para hacer Payroll

Consejos para hacer Payroll

En lo que se trata de hacer Payroll, solo hay tres opciones: puedes hacerlo tú mismo, puedes alcanzar un software o puedes acordar a con un tercero.

Hacer Payroll manual se necesita de una gran cantidad de tiempo y puede colocarte en una posición donde sea más costosa la solución que la prevención.

Es recomendable que tomes esta opción si realmente no quieres o no puedes gastar dinero en el procesamiento de la nómina.

Si entiendes algo sobre contabilidad e impuestos o eres una persona meticulosa y tienes el tiempo. Mientras menos empleados tengas, mejores serán tus posibilidades de salir airoso con esta opción.

El programa de Payroll también demanda tiempo de tu parte, pero puede que no tome tanto esfuerzo o tiempo como el método anterior.

Si no tienes muchas habilidades de contabilidad o con los impuestos, lo mejor es buscar una aplicación diseñada para principiantes.

Video

 Nos leemos!!!


También puedes ver cualquiera de estos resúmenes que tenemos en nuestra web:

Carta de validación de deuda

Carta de validación de deuda

A muchos les puede pasar que olvidan una deuda, por distintos factores. Asimismo, hay casos donde los acreedores, tienden a…

Deja un comentario